Verwerkersovereenkomst

1. Definities en rangorde

1. Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "betrokkene", "inbreuk in verband met persoonsgegevens" en "bijzondere categorieën van persoonsgegevens" hebben de betekenis die de AVG (Verordening (EU) 2016/679) eraan geeft.
2. "de Dienst" is de door MusicFlow geleverde applicatie voor het beheren van bladmuziek, oefenmateriaal, groepen, evenementen en ledentoegang.
3. Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de algemene voorwaarden van MusicFlow. Bij strijdigheid gaat deze verwerkersovereenkomst voor, maar uitsluitend voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft. Voor alle overige onderwerpen — waaronder beschikbaarheid, betaling en de beperking van aansprakelijkheid — gelden de algemene voorwaarden.

2. Onderwerp, aard, doel en duur

1. MusicFlow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de Organisatie en uitsluitend om de Dienst te leveren.
2. Aard van de verwerking: opslag, raadpleging, weergave, ordening, distributie binnen de Organisatie, back-up, en verzending van notificaties.
3. Doel van de verwerking: het beheren en beschikbaar stellen van bladmuziek, oefenmateriaal, groepen, evenementen, setlijsten en ledentoegang van de Organisatie.
4. MusicFlow verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet, en gebruikt ze niet om profielen op te bouwen of modellen te trainen.
5. Deze overeenkomst geldt zolang de Organisatie de Dienst gebruikt en eindigt zodra alle persoonsgegevens conform artikel 10 zijn verwijderd of teruggegeven.

3. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens

Betrokkenen: leden, dirigenten en leiders, beheerders, en gasten van de Organisatie.

Categorieën persoonsgegevens:

• naam en e-mailadres;
• instrument- en stemgroepkeuzes, focusvoorkeur;
• groeps- en rolindeling binnen de Organisatie;
• deelname aan en aanwezigheid bij evenementen en repetities;
• door de gebruiker aangemaakte inhoud (setlijsten, favorieten, aantekeningen en annotaties bij bladmuziek);
• door de Organisatie geüploade bestanden, voor zover die persoonsgegevens bevatten;
• optioneel, en alleen als de betrokkene dit zelf activeert: een Telegram-koppelings-ID en/of een browser-pushabonnement;
• technische loggegevens (IP-adres, tijdstip, actie) ten behoeve van beveiliging en foutopsporing.

Bijzondere categorieën. MusicFlow vraagt niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en heeft die voor de Dienst niet nodig; het gegevensmodel kent geen veld voor godsdienst, gezondheid of enige andere categorie uit artikel 9 AVG. De Organisatie bepaalt zelf wie zij als lid opneemt en welke inhoud zij uploadt. Voor zover uit de identiteit van de Organisatie, uit het lidmaatschap zelf, of uit de door de Organisatie geplaatste inhoud gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG kunnen worden afgeleid, is de Organisatie daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en staat zij ervoor in dat zij over een geldige grondslag als bedoeld in artikel 9 lid 2 AVG beschikt. MusicFlow verwerkt dergelijke gegevens uitsluitend als onvermijdelijk gevolg van het opslaan van wat de Organisatie aanlevert, en uitsluitend op instructie van de Organisatie.

4. Instructies en verplichtingen van MusicFlow

1. MusicFlow verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van de Organisatie. Het gebruik van de Dienst, de instellingen die de Organisatie in de applicatie kiest, en deze overeenkomst gelden samen als die instructie.
2. Verwerkt MusicFlow persoonsgegevens omdat een wettelijke verplichting daartoe verplicht, dan stelt MusicFlow de Organisatie daarvan vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving deze kennisgeving verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.
3. MusicFlow waarborgt dat de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot vertrouwelijkheid zijn verplicht.
4. MusicFlow beperkt de toegang tot productiesystemen en persoonsgegevens tot de personen voor wie die toegang noodzakelijk is voor het leveren of onderhouden van de Dienst.
5. Meent MusicFlow dat een instructie van de Organisatie in strijd is met de AVG of met andere gegevensbeschermingsbepalingen, dan stelt MusicFlow de Organisatie daarvan onmiddellijk in kennis. MusicFlow mag de uitvoering van die instructie opschorten totdat de Organisatie haar bevestigt of intrekt.

5. Beveiliging

1. MusicFlow treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Wat passend is, wordt — overeenkomstig dat artikel — bepaald met inachtneming van de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, alsook de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen. Deze verplichting is een inspanningsverplichting: MusicFlow garandeert geen absolute beveiliging, en geen enkele maatregel kan dat.
2. De maatregelen die MusicFlow op dit moment treft, zijn beschreven in Bijlage B.
3. MusicFlow mag de maatregelen wijzigen en doorontwikkelen, mits het beschermingsniveau daardoor niet wordt verlaagd. Een wijziging van de maatregelen vormt geen wijziging van deze overeenkomst.
4. Op verzoek verstrekt MusicFlow een actuele beschrijving van de getroffen maatregelen.

6. Subverwerkers

1. De Organisatie verleent MusicFlow hierbij algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van subverwerkers, als bedoeld in artikel 28 lid 2 AVG.
2. De actuele lijst van subverwerkers is gepubliceerd op de pagina Subverwerkers en maakt als Bijlage A deel uit van deze overeenkomst. Die pagina is de authentieke bron; een in dit document opgenomen momentopname is dat niet.
3. MusicFlow kondigt de toevoeging of vervanging van een subverwerker ten minste 30 dagen van tevoren aan op die pagina en per e-mail aan het door de Organisatie opgegeven contactadres.
4. De Organisatie kan binnen die 30 dagen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken op redelijke, aan gegevensbescherming ontleende gronden. Partijen treden dan in overleg. Komen zij er niet uit, dan kan de Organisatie deze overeenkomst en de overeenkomst voor de Dienst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder dat een van beide partijen daardoor schadeplichtig wordt. Maakt de Organisatie binnen de termijn geen bezwaar, dan geldt de wijziging als aanvaard.
5. Moet een subverwerker wegens een storing, een beveiligingsincident of het wegvallen van die subverwerker met spoed worden vervangen, dan mag MusicFlow dat direct doen en informeert zij de Organisatie zo snel mogelijk daarna. Het bezwaarrecht uit lid 4 geldt dan vanaf die kennisgeving.
6. MusicFlow legt iedere subverwerker bij overeenkomst de gegevensbeschermingsverplichtingen op die op grond van artikel 28 lid 3 AVG op MusicFlow rusten, waaronder in het bijzonder voldoende garanties met betrekking tot passende technische en organisatorische maatregelen.
7. MusicFlow blijft jegens de Organisatie volledig verantwoordelijk voor het nakomen van de verplichtingen van haar subverwerkers, overeenkomstig artikel 28 lid 4 AVG. De beperkingen van artikel 13 zijn daarop van toepassing.

7. Doorgifte buiten de EER

De persoonsgegevens van de Organisatie worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Eén optioneel notificatiekanaal vormt hierop een uitzondering, en wordt pas gebruikt nadat de betrokkene het zelf heeft geactiveerd: browser-pushnotificaties. De aflevering verloopt via de pushdienst van de browser van de betrokkene (onder meer Apple, Google, Mozilla of Microsoft — zie de pagina Subverwerkers voor de actuele lijst). De inhoud van het bericht is versleuteld; de pushdienst ziet uitsluitend versleutelde inhoud, het technische afleveradres en verkeersgegevens.

Vindt deze doorgifte naar een derde land plaats, dan geschiedt die op grond van een adequaatheidsbesluit of van de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig.

Telegram-notificaties vallen buiten dit artikel. Deze worden alleen verzonden als de betrokkene zijn of haar eigen account koppelt en zelf notificaties daarnaartoe stuurt — MusicFlow geeft door aan een bestemming die de betrokkene zelf heeft gekozen, vergelijkbaar met de Organisatie die een lid een e-mail stuurt op een door dat lid zelf gekozen adres. MusicFlow schakelt Telegram niet in als subverwerker; zodra een bericht is afgeleverd, verwerkt Telegram het als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke onder haar eigen privacyvoorwaarden. Het Telegram-chat-ID en de berichtinhoud worden onversleuteld verzonden, buiten de EER.

De Organisatie kan het gebruik van deze kanalen binnen haar organisatie ontraden; de betrokkene kan een koppeling op elk moment zelf verbreken.

8. Bijstand aan de Organisatie

1. MusicFlow verleent de Organisatie, rekening houdend met de aard van de verwerking en de haar ter beschikking staande informatie, redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid) en bij het nakomen van de verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.
2. De Dienst bevat beheerfuncties waarmee de Organisatie de meeste inzage- en wijzigingsverzoeken over haar leden zelf kan afhandelen via het ledenoverzicht: leden en hun rol inzien, en die rol wijzigen of intrekken. De Dienst bevat nog geen zelfbedieningsfunctie voor export of verwijdering van gegevens van een lid; die verzoeken worden afgehandeld onder lid 4.
3. Ontvangt MusicFlow een verzoek van een betrokkene dat de Organisatie betreft, dan beantwoordt MusicFlow dat verzoek niet zelf, maar verwijst zij de betrokkene naar de Organisatie en stelt zij de Organisatie daarvan op de hoogte.
4. Bijstand die verder gaat dan de in lid 2 bedoelde beheerfuncties en die meer dan incidentele inspanning vergt, brengt MusicFlow in rekening tegen haar gebruikelijke uurtarief, na voorafgaande opgave van de verwachte kosten — met uitzondering van export- of verwijderingsverzoeken als bedoeld in lid 2 die alleen handmatig zijn omdat die zelfbedieningsfunctie nog ontbreekt; daarvoor brengt MusicFlow geen kosten in rekening.

9. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

1. MusicFlow stelt de Organisatie zonder onredelijke vertraging in kennis nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Organisatie betreft. Er geldt geen vaste termijn in uren: artikel 33 lid 2 AVG verplicht de verwerker tot melding zonder onredelijke vertraging, en de termijn van 72 uur uit artikel 33 lid 1 AVG rust op de Organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.
2. De melding gaat naar het contactadres dat de Organisatie in de Dienst heeft opgegeven. De Organisatie draagt er zorg voor dat dit adres actueel is en wordt gelezen.
3. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen of voorgestelde maatregelen.
4. Is niet alle informatie op het moment van melden beschikbaar, dan meldt MusicFlow wat zij weet en verstrekt zij het overige in fasen, zonder onredelijke vertraging, zodra het beschikbaar komt.
5. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen, is de verantwoordelijkheid van de Organisatie. MusicFlow doet die melding niet namens de Organisatie.
6. Een melding of onderzoekshandeling van MusicFlow houdt geen erkenning van aansprakelijkheid in.

10. Verwijdering en teruggave

1. Bij het einde van de Dienst verwijdert MusicFlow, naar keuze van de Organisatie, alle persoonsgegevens of geeft zij deze aan de Organisatie terug. De Organisatie maakt die keuze uiterlijk bij beëindiging kenbaar; blijft een keuze uit, dan verwijdert MusicFlow de gegevens.
2. Verwijdering of teruggave vindt plaats binnen 30 dagen na beëindiging. Teruggave geschiedt door export van de gegevens van de Organisatie in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
3. Gegevens in back-ups worden niet afzonderlijk verwijderd, maar verlopen volgens de normale retentietermijn van maximaal 7 maanden. Zolang zij in een back-up aanwezig zijn, worden zij niet teruggezet of anderszins verwerkt, behalve voor calamiteitenherstel.
4. In afwijking van lid 1 mag MusicFlow gegevens bewaren voor zover een wettelijke verplichting daartoe verplicht — waaronder de fiscale bewaarplicht voor facturen en administratie. Voor die gegevens treedt MusicFlow op als verwerkingsverantwoordelijke.
5. Beëindigt MusicFlow de Dienst zelf, dan geldt de toezegging uit de algemene voorwaarden: ten minste 60 dagen aankondiging vooraf en gelegenheid tot export.

11. Audit

1. MusicFlow stelt de Organisatie op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van artikel 28 AVG aan te tonen.
2. Een verzoek om controle wordt in eerste instantie afgehandeld door het verstrekken van documentatie en het beantwoorden van een vragenlijst. Blijkt dat aantoonbaar ontoereikend, dan werkt MusicFlow mee aan een audit ter plaatse.
3. Voor een audit ter plaatse geldt: ten hoogste eenmaal per kalenderjaar, ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk aangekondigd, tijdens kantooruren, en zonder onnodige verstoring van de bedrijfsvoering — tenzij een toezichthouder anders voorschrijft of een vastgestelde inbreuk daartoe aanleiding geeft.
4. De auditor is onafhankelijk, is geen concurrent van MusicFlow, en is aan geheimhouding gebonden. De uitkomsten van de audit zijn vertrouwelijk en worden uitsluitend gebruikt om de naleving te beoordelen.
5. Iedere partij draagt haar eigen kosten voor de in lid 2 bedoelde documentatie. De redelijke kosten die MusicFlow maakt voor een audit ter plaatse komen voor rekening van de Organisatie, tenzij de audit een toerekenbare tekortkoming van MusicFlow aan het licht brengt.

12. Verplichtingen en garanties van de Organisatie

De Organisatie garandeert dat:

• zij voor de verwerking van de persoonsgegevens een geldige grondslag heeft, en waar het gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG betreft, een geldige uitzondering uit artikel 9 lid 2 AVG;
• zij haar leden en overige betrokkenen overeenkomstig de artikelen 13 en 14 AVG heeft geïnformeerd over de verwerking, waaronder het gebruik van MusicFlow;
• haar instructies aan MusicFlow rechtmatig zijn en niet in strijd met de AVG;
• zij gerechtigd is de bestanden die zij uploadt op te slaan en binnen haar organisatie te delen, en over de daarvoor benodigde rechten of licenties beschikt;
• zij geen persoonsgegevens uploadt of invoert die voor het gebruik van de Dienst niet nodig zijn;
• het door haar opgegeven contactadres actueel is.

De Organisatie vrijwaart MusicFlow tegen aanspraken van derden — waaronder betrokkenen, rechthebbenden en toezichthouders — en tegen de daaruit voortvloeiende redelijke kosten van verweer, voor zover die aanspraken voortvloeien uit een schending van bovenstaande garanties. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van MusicFlow zelf.

13. Aansprakelijkheid

1. Op deze overeenkomst is de beperking van aansprakelijkheid uit de algemene voorwaarden van toepassing.
2. MusicFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade en gevolgschade. Daaronder worden in ieder geval begrepen: gederfde winst, gemiste optredens, reputatieschade, de kosten van het informeren van betrokkenen, en bestuurlijke boetes die aan de Organisatie worden opgelegd.
3. De beperkingen in lid 1 en lid 2 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van MusicFlow zelf.
4. Iedere aanspraak vervalt indien deze niet binnen twaalf maanden nadat de Organisatie met de schade bekend is geworden of had kunnen zijn, schriftelijk bij MusicFlow is gemeld. Dit laat de klachtplicht van artikel 6:89 BW onverlet.
5. MusicFlow is niet aansprakelijk voor het handelen of nalaten van de aanbieders van de in artikel 7 genoemde optionele notificatiekanalen, anders dan voor de zorgvuldige selectie daarvan.

Deze bepaling beperkt niet: (a) het recht van een betrokkene op vergoeding jegens MusicFlow op grond van artikel 82 AVG; (b) de bevoegdheden van een toezichthouder, waaronder het opleggen van een bestuurlijke boete op grond van artikel 83 AVG; (c) aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

14. Slotbepalingen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
3. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen Partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.
4. De Nederlandse tekst van deze overeenkomst is leidend. Bij verschil met een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.
5. MusicFlow kan deze overeenkomst wijzigen wanneer wet- of regelgeving, rechtspraak of een wijziging van de Dienst daartoe aanleiding geeft. Inhoudelijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd aan het contactadres van de Organisatie. Artikel 6 lid 4 is van overeenkomstige toepassing.